為確保廣東省畜牧獸醫(yī)學(xué)會（以下簡稱“本會”）各項(xiàng)工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《社會團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》和本會《章程》制定本制度。

一、印章、文件管理責(zé)任

秘書長是本會印章、文件管理的負(fù)責(zé)人，秘書處是印章、文件及檔案管理的責(zé)任部門。

二、本會行文使用規(guī)范

“粵牧醫(yī)學(xué)”適用于以本會名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會員、會員單位等的正式文件，該文號須加蓋本會印章。

“粵牧醫(yī)學(xué)標(biāo)”適用于團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)。

“粵牧醫(yī)學(xué)評”適用于科技成果評價業(yè)務(wù)。

“粵牧醫(yī)學(xué)職”適用于職業(yè)技能等級認(rèn)定業(yè)務(wù)。

三、各類行文實(shí)行誰起草誰校對的原則

秘書處對文件負(fù)責(zé)起草、校對、審核，報理事長批示簽發(fā)，并負(fù)責(zé)文件的文號編發(fā)、承印等工作。

四、行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負(fù)責(zé)。

五、各類文件行文須按照《文件規(guī)范與審批流程》報批。

六、各級單位的來文、來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負(fù)責(zé)接收、登記、呈批和歸檔。

七、秘書處根據(jù)來文來函的等級轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

八、每年本會行文或收文應(yīng)在當(dāng)年底按時間順序裝訂成冊，標(biāo)識后歸檔保存。

九、本會的印章實(shí)行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

十、秘書處負(fù)責(zé)印章的保管和使用記錄，并設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管，印章管理責(zé)任人如因工作變動，需與繼任者及時到辦公室辦理印章交接手續(xù)。

十一、“廣東省畜牧獸醫(yī)學(xué)會”印章使用的審批權(quán)限

（一）本會的公章由專人負(fù)責(zé)，日常一般性事務(wù)審批權(quán)限為常務(wù)副秘書長。

（二）財務(wù)支出，重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目安排和大額度資金運(yùn)作等“三重一大事項(xiàng)”審批權(quán)限為秘書長和理事長。

十二、本會財務(wù)專用章由本會財務(wù)主管負(fù)責(zé)保管，按有關(guān)財務(wù)管理的規(guī)定使用印章。

十三、印章保管人員應(yīng)當(dāng)確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會辦公場所。若因工作需要，確需將印章帶出使用，須經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人同意后方可帶出，并由印章保管人陪同外出使用。印章外出期間，只可將印章用于申請事由，借用人須對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。

十四、本會授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由財務(wù)主管負(fù)責(zé)保管，經(jīng)理事長（或授權(quán)人）批準(zhǔn)后開具，并留底備查。

十五、經(jīng)審批通過的用印，印章管理者必須第一時間積極配合經(jīng)辦人用印。印章管理者不得以工作忙沒空、文件不符合要求等理由推諉敷衍、刁難經(jīng)辦人，否則應(yīng)為影響工作效率和執(zhí)行力負(fù)責(zé)。

十六、本制度經(jīng)2026年1月11日第十一屆理事會第二次會議表決通過，即日施行。

十七、本制度由學(xué)會秘書處負(fù)責(zé)解釋。